働き方の改善 企業の社員の一日 ※文字だけの説明ですが、是非、読んでみてください。 テレワークの一日 知財担当者の一日 am08:50 ＰＣは既に立ち上げてブラウザを開いてある。ブックマークに登録してあるIPBOOKのサイトを開いてログインし、続いてIPBOOK担当者のサイトを開き、タイムレコーダーの出勤をクリックする。 IPBOOKと同時に提供されているグループウェアのサイトにログインすると、知財部全体のカレンダーが開く。今日のミーティング予定を確認する。午前中に知財部の定例ミーティングがあること、午後は発明提案書について発明者とのミーティングが入っている。今日はテレワークなのでいずれもオンラインミーティングで行なう。 回覧板を確認すると、新しい社内行事の予告があった。掲示板には、発明提案書に関する改訂事項が追加されていた。いずれも、自宅で確認が終わり、回覧板には確認した旨のチェックを入れた。 来週、業者さんが来社するときの会議室の予約を確認してみる。施設予約で空いている会議室を探すと、希望の部屋が空いているので、予約をしておく。会議室の予約とともに、プロジェクターの予約もしておこう。 am09:23 グループウェアで必要な連絡事項を確認できたので、次に自分の手持ち案件を確認する。IPBOOK担当者の進捗記録を表示する。期間指定で今月の月初から月末を指定して表示させると、現在の手持ち案件がリストされる。念のために、ビジュアル表示させてグラフ表示させる。特に忘れているものはないので、予定どおり本日作業予定の案件に着手することにした。 am09:30 着手する案件をIPBOOKで表示させ、ワークフローを表示させる。この案件は発明者による相談、開発部署の出願承認、知財部との方針打ち合わせ、特許事務所とのインタビュー、原稿確認、修正対応を経て出願するという処理が登録されている。これはごく一般の出願処理のワークフローで特にカスタマイズされたものでもなさそうだ。緊急案件だと、ワークフローの途中を削除することもある。現在は、開発部署の出願承認まで得られており、知財部との方針打ち合わせは完了していない。 こういった標準的なワークフローは、登録しておけば次の案件にも同じ流れを複写することができるから、手間が省ける。特許事務所でも同じようなことはしているのだろう。 am09:35 出願が承認されているので、提案書を再確認をすることにする。提案書は会社に保存されているので、IPBOOK文書管理で電子ファイルを取得する。IPBOOK文書管理のサイトを開いて電子ファイル取得の手続きをする。画面には会社のネットワークに接続されている保存フォルダがツリー表示されるが、会社に接続しているわけではない。会社の保存領域のディレクトリ名とファイル名だけを見ることができ、実体は開けない。いつもどおりの手続きをして、二重認証を経ると、電子ファイルが送信されると表示された。 am09:41 電子ファイルは暗号化されてメールに添付されて送られる。送られるタイミングは毎１０分ごとなので、先ほど手続きしたファイルはam09:40には発送されたはずだ。メールを開くと、IPBOOKからメールが送信されてきている。ファイルは圧縮されて暗号化されているので、二重認証で使ったパスワードを使って解凍することで提案書が読めるようになった。さらに、特許調査資料もとってみる。 am11:55 提案書を確認し、特許調査資料を参照したり、特許庁での調査も行った上で、だいたいの方針は固まってきた。少し早いが、昼食にする。午後は、方針案を作成しよう。 pm12:55 方針案に着手した。 pm14:00 方針案をまとめたオフィスドキュメントを作成した。IPBOOKでもう一度この案件を検索し、印刷を選択する。印刷を選択したのは、印刷がメール送信を含んでいるからであって、紙に印刷する必要は全くない。 操作としては、入力画面で紙に印刷するイメージで連絡事項のようなものを書く。このとき、本案件の関係者として連絡先が１０名まで登録されているから、この中からメールの送り先を選び、先ほど作成したオフィスドキュメントを添付するようにファイルを指定する。 その後、帳票を選んでから、紙に印刷するのか、メールで送信するのかを選択する。ファイル添付のメールを送るために、プレビュー画面で確認し、間違いもないようなのでそのまま送信する。本文と添付ファイルが送信されたが、添付ファイルは暗号化してあるので、パスワードの送信をクリックする。すると、先ほど送ってある添付ファイルを復号するためのパスワードが、メールの送り先全員に自動的に送られる。 さらに、この方針案の作成が知財部との方針打ち合わせに相当するので、上司にワークフローで承認してもらうように連絡する。上司がワークフローで承認をクリックすれば、その日付、上司の名前、および承認の旨が記録される。このワークフローを見ることで、ステータスが一覧できる。 pm14:15 遅くなったが、メールを確認してみる。メールもIPBOOKで読む。メール処理を選ぶと、メアドに届いているメールのタイトルが一覧表示されている。担当案件に関する特許事務所からのメールを選択してみる。 別の案件の出願原稿が届いていた。メールの内容を確認し、整理番号を抜き出して、整理番号の入力欄にコピペしたら更新を押す。すると、このメールの内容と添付ファイルが、IPBOOKのデータとして整理番号に対応して記録される。自分のメアド以外でも部の誰でも確認できることになった。 pm16:45 他の手持ち案件も処理した。いくつか作成したオフィスドキュメントがあるので、会社にアップロードしておく。IPBOOK文書管理を開き、文書保存のタブをクリックすると、会社の保存フォルダが見れる。 保存フォルダやファイルのリストが表示されるが、これらは構造のデータを見ているだけで、実際には会社には接続されていない。 作成したオフィスドキュメントを、それぞれ保存すべきフォルダを指定してアップロードさせた。これらのオフィスドキュメントは圧縮、暗号化された上で、会社あてのメールとして送信され、会社では定期的に対象となるメールを開いて本来の保存場所に記録される。 その後、日報を記録したり、進捗記録の更新、グループウェアへの書き込みなどを行った。 pm17:00 会社でのメールの確認は１０分ごとに行われ、さらに毎３０分ごとに会社のフォルダのデータが更新される。念のために、先ほどアップロードしたファイルが保存されているか確認してみる。 アップロード先として指定したフォルダには、先ほどのファイルが保存されていた。さらに、ファイル名には「＋」の文字が付されていた。誤って同じファイルに上書きされることのないようにファイル名に「＋」の文字が付く。 この後、IPBOOK担当者のタイムレコーダーで退勤をクリックし、本日の勤務を終了する。 まとめ 以上、知財担当者は、自宅にいながら部署内の連絡をこなし、会社に保存されている資料に基づいて発明部署からの出願相談に応じ、その記録をワークフローに反映させ、さらに、メールを開いてIPBOOKに記録させ、自宅で作成した文書を会社に保存させる処理まで全て完了できました。 [ 戻る] [ メインメニューに戻る]
