テレワークを実現する３つの要素

押さえておきたいポイントは、次の３つの要素です。これらの３つの連携がとても大事です。

・特許管理ソフト

・連絡用ソフト

・ファイル共用手段

特許管理ソフト

・特許管理ソフトと書きましたが、実は業務管理全般へと機能を広げられるアプリケーションが必要です。今までは出願管理がメインでしたが、今後は出願の管理と事務所の業務管理をドッキングして管理することで業務効率を飛躍的に改善できます。

・テレワークにおいて、一躍、重要性が上がったと言えるのが、ワークフローではないでしょうか。事務所であれば、原稿を作成してクライアントに発送する前に上司に当たる人の承認を得る必要があります。分散して働く以上、この承認は電子的にかつ案件直に連動している必要があります。特許管理とワークフロートが直結していることが望ましいと言えます。

連絡用ソフト

・連絡用ソフトは、メールのようなコミュニケーションだけではなく、知識の共有を実現していくものです。この人は知っているけれども、あの人は知らない。あの人に教えたことを、この人にも教えなければいけない。こういった重複作業を減らしたり、知識の曖昧さをなくしていくことができます。

ファイル共用手段

・ファイル共用手段は、日々、作成するデータを、どこからでもアクセスすることができるようにするものです。単体で考えれば、既にいろいろな方法はあるのですが、実際に運用していくと、思っていなかったことが起きてきます。カタログやＷＥＢの説明書だけを見れば確かにできそうなのですが、そう簡単にはいきません。

IPBOOKの構成

IPBOOKは、１）特許管理ソフト（ワークフローを含む）と、３）ファイル共用手段の機能を備えています。

しかし、２）連絡用ソフトの機能は敢えて組み込みませんでした。

この機能はグループウェアとしてご利用されているところが多いと思います。

そこで、1)既にご利用されているグループウェアを継続するという選択肢と、2)IPBOOKとは別に無料のグループウェアを提供する選択肢とを設けました。

一般に、無料で提供されているグループウェアは機能がしょぼいことが多いのですが、IPBOOKとともに提供する無料のグループウェアはかなりの高機能ですし、無料で人数無制限となっています。

従って、IPBOOKは、テレワークの環境を全て満足できています。

ペーパーレス環境

ペーパーレスには、

・事務所で電子ファイルを整理保存すること

・クライアントとの通信内容を電子的に記録すること

・これらを一元管理すること

で概ね実現できると思います。

近年は、クライアントから提供される資料が電子化されており、スタート時点で電子化が容易です。

打ち合わせもオンラインミーティングを前提としており、資料は電子化されています。

手書きの資料などは発生するのですが、以前のようなスキャナでなくても、スマホで十分な解像度の電子化が可能です。

IPBOOKは、印刷の概念の一つとしてメールの送信の機能を備えていますから、紙に印刷しなくても、連絡は電子化できており、相手のある印刷の処理は通信記録として記録されていきます。ファイルのアップロードも通信記録として残りますし、所内でのファイルの授受も所定の領域に保存されていきます。

これらの記録がIPBOOKで管理されます。

作業効率を向上させていったら、すべてを電子化でき、ペーパーレス環境が実現できていました。