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働き方の改善　あるスタッフＫ君の一日と、上司Ｙ氏の一日

※文字だけの説明ですが、是非、読んでみてください。

テレワークの一日


am08:45
担当者Ｋ君は、今日はテレワークなので、奥さんに言われた朝の家事分担を済ませ、今から始業の準備。
自宅のＰＣ机でブラウザを立ち上げ、事務所と同じようにＩＰＢＯＯＫ（以下、ＩＢと表示します）を開いてログイン、タイムレコーダーで出勤時間を記録。
ＩＢ担当者の進捗記録を開いて今日やるべき案件を確認。手持ち案件が数件リストアップされるも、期限の早いものから優先的に着手します。
資料は手元にないので、ＩＢ文書管理で事務所の保存フォルダを確認し、この案件の保存領域を指定すると、着手に必要な電子ファイルが見つかりましたので、送信要求を出します。二重認証も当然行います。
電子ファイルは毎１０分ごとにメールで送られるので、待っている間にＩＢでメールをチェックします。メールはＩＢで読むようにしているので、どの端末からでも問題なく読めます。
数件のメールの中から、各案件に関するものを選択し、読んではその案件のＩＢの通信記録に更新させていきます。

am08:50
50分になると、先ほど要求したメールが送られてきました。添付ファイルを開くには、パスワードが必要ですが、二重認証のときのパスワードで開きます。事務所にいなくても、資料がペーパーレスで手に入りました。

am09:00
着手する前に、ＩＢでこの案件のワークフローを確認します。ワークフローのタブをクリックすると、事務所で決まっているワークフローが表示されます。現在は、明細書初稿作成の段階で、間違いないことが確認できます。初稿を作成した時点で、上司の承認を得て、それから案発送という各段階が表示されています。
ワークフローの確認後、それぞれの資料を開き、作業を開始です。途中、オンラインミーティングをしたり、家でご飯も食べます。昼休み時間を使って奥さんに言われていた家事分担も済ませます。

pm17:30
そういえば、中間の案を送ったあの案件、返事が来てないのが気になります。そこで、ＩＢの期限管理を開き、自分の案件の中間対応の期限を確認してみます。直近の２週間を指定してみました。
すると指定期間内にＯＡの期限がくる案件が一瞬でリストアップされました。やはり、懸念していた案件がリストアップされました。ここはリマインダーしておくことにします。

リストアップされた案件の横に表示される更新をクリックすると、ＩＢで検索したようにその案件が一発で表示されます。ＩＢのワークフローのタブを開くと、案発送は完了していて、依頼者からの確認待ちのステータスが表示されています。そのままＩＢで印刷を選択します。印刷を指定したのは、印刷がメール送信機能を含んでいるからです。
メールの送り先を知財担当者だけにしておきます。メールによる連絡を前提としているので、案件毎に、発明者や、その上司も送り先に追加できますが、今回のようなリマインダーは知財担当者だけにしておいた方が無難だからです。送信先は臨機応変に追加や変更できます。そして、頻繁に送ることになるリマインダーは専用の帳票を用意してあるので、文面はなしでその帳票選択をし、続いて、紙への印刷はすることなくメール送信します。この場合は添付ファイルも指定しません。あっという間にリマインダーの送信完了です。
一応、ＩＢの通信記録を開くと、リマインダーを送った履歴が残っていました。まさにペーパーレスで、包袋記録も残りました。

pm17:45
今日はここまでで切り上げます。残念ながら、原稿を完成させるところまでは行かなかったので、ＩＢのワークフローで上司の承認を要求することまではいけませんでした。手書き図面も作成したので、スマホで写真を撮り、そのデータをＰＣに保存します。

仕上げ途中の明細書のデータと、スマホで撮った手書きの図面のデータをいったん事務所に保存することにします。
ＩＢ文書管理で保存したい事務所のフォルダを選択し、アップロードしたい明細書のデータと図面のデータを選択して、保存をクリック。あっという間に送信は終了です。
事務所のフォルダは家でも見れますが、これはクラウド上でカタログを見ているようなもので、事務所にアクセスしているわけではありません。ただ、保存場所を指定しただけ。ファイルは自動的に圧縮されて暗号化された上で既にメールで事務所の管理アドレス宛に送られています。
事務所には小さなサーバーが置いてあり、これも１０分ごとにメールを受信し、保存指定されたファイルを指定されたフォルダに保存します。誤って既存のファイルを消すことのないようにファイル名の頭に「＋」の文字が付されて保存されます。ファイルの改変履歴として残しても良いし、事務所に行ってから古いファイルを消して、新しいファイルをリネームすることもできます。
今送ったファイルは１７時５０分の定期実行時に保存されるはずです。その後、雑用を済ませます。ＩＢ担当者で日報を書いてみたり、進捗記録の備考欄に今日作業した案件の特殊事情などをメモったりしておきます。

pm18:01
担当者Ｋ君は念のために、ＩＢ文書管理を開き、先ほど保存したファイルがアップロードされているか確認します。ちゃんと、ファイル名の頭に「＋」の文字が付されて保存されています。事務所の保存領域の情報は頻繁に更新する必要はないという判断で、３０分ごとの更新に設定してあります。なので、18:00を超えた18:01にチェックしてみました。

pm18:01
確認後、ＩＢ担当者のタイムレコーダーで退勤をチェックし、ログアウトしてＰＣの電源を落とします。この後、奥さんに言われた買い物に出かけることにします。

まとめ
以上で、担当者Ｋ君は、家にいながら事務所のファイルを手に入れ、仕事をし、クライアントにリマインダーを出し、作業したデータを保存もしました。自分の案件の期限管理もチェックできました。全ての通信は通信記録に保存されました。この間、事務スタッフには何も依頼していません。自分の机の上で全て完了しました。ペーパーレスと、テレワークが完全にできてしまいました。

出勤日の一日

am09:00
技術担当者のＫ君が出社し、自分の席に移動し、ＩＢにログイン、続いて担当者で出勤ボタンを押してタイムレコーダーに記録します。ログイン時、パスワードはいつも少しずつ変えて入力させられるので、同じ入力はできず、ブラウザに記憶させることができません。セキュリティは万全ですが厄介です。とはいっても、覚えるのは一つのパスワードで済むので、この一手間は許容範囲です。

am09:01
ＩＢ担当者の日報記録を開くと、手持ち案件の整理番号がリストアップされた下書きが表示されるので、着手した案件に軽くメモをして日報完成。

am09:02
ＩＢの進捗記録を開きます。進捗記録には自分の現在の手持ちの案件がカレンダーのように表示され、残りの手持ち案件の日程を確認します。確認後、着手中の明細書作成の案件の作業を開始します。

am11:50
午前中に明細書の案を完成させたので、ＩＢの進捗記録でこの案件の終了日を確定します。
そのまま、自分の机で、完成した案件の情報をＩＢの検索でこの案件を表示させ、連絡先などを確認します。事務スタッフが全て記入してくれているので、ここは確認だけです。

am11:51
案を送るためにＩＢの印刷を選択します。今回は明細書案のファイルを添付してクライアントの知財担当者と、発明者と、その上司の３人に送って欲しいと言われています。
印刷を選んだのは、印刷がメールの送信機能を含んでいるからです。
連絡内容を書き込み、メールの送り先として知財担当者以外に登録されている発明者と、その上司にチェックを入れ、添付して送りたいファイルを指定します。
その後、帳票の中からメールの体裁として用意されている帳票を選び、さらに、紙への出力ではなくて添付ファイル付きのメール送信を選択すれば、メール送信が完了です。
暗号化済圧縮ファイルの送信と、パスワードを知らせるメールとが、別々に送信されます。この間、わずか１分ほどで完了。

am11:52
Ｋ君は念のためにこの案件の通信記録を開きます。すると、今送ったばかりのメールの通信がきちんと登録されていることが分かります。以後もメールを開くことなく、この記録を見ることでクライアントの通信履歴は確認できます。

am11:53
ＩＢで本件のワークフローを確認すると、明細書の原稿完成、案発送、上司に報告という手順が表示されていますから、原稿完成と案発送については完了と入力し、事後報告として上司に報告します。報告も印刷から連絡先を上司とした上で、帳票を指定してメールで送れば完了です。
案発送と記録が１分で終わってしまい、少し早いけど、ランチに出ます。

pm12:55
ランチ後、既に自席に戻ったので、ＩＢでメールも確認します。登録されている自分のメアドのサーバーに直にアクセスしてメールのタイトルをリストアップしてくれます。手持ち案件に関するメールを選択すると、ＩＢがメールと添付メールも含めて読み込みます。メールを読んだら、メールの内容文から整理番号を抜き出し、それを指定して更新すれば通信記録に登録され、ファイルも所定の領域に保存されます。

pm13:00
午後一では、ＩＢの期限管理を開き、自分の案件で期限間近のものがないかを調べておきます。１）出願準備で案発送の期限を確認するのと、２）ＯＡで中間対応の期限を確認してみます。
指定期間内の出願準備とＯＡの期限ものが一瞬でリストアップされますが、特に忘れていたものはありません。

pm13:01
確認後、ＩＢの進捗記録を開いて、次の案件に開始日を記入し、着手を始めます。

pm18:30
午後の案件の筆が進み、きりの良いところで終えました。
そろそろ期末ということもあり、実績評価が気になるので、ＩＢ担当者の実績管理で半期分の実績のリストアップを見てみます。
すると厄介だったあの件が見つかりましたが、請求額と処理量とが全く合っていません。上司の了解を得た処理だったので、そのことを忘れないように記録してあるか確認してみます。請求額の横に進捗のボタンがあるのでそれをクリックすると、この案件の進捗記録が開きました。備考欄を見てみると、既に全部書いてありました。これで上司も理解できます。安心。
ＩＢのタイムレコーダーで退勤をチェックして退勤時間を記録します。うちの事務所の場合は今日は３０分の残業ということになるので、３０分の残業を記録し、ログアウトして帰ります。残業計算は、以後、自動的に積算されていきます。
帰る途中で、担当者Ｋ君は、奥さんに言われていた買い物をしていくことになっています。

まとめ
以上で、事務スタッフに依頼することなく、明細書の案発送もできましたし、日報も書けましたし、進捗記録も残せました。送受信したメールの内容も既に通信記録に残りました。以前のように、紙に打ち出したり、案発送して事務スタッフが管理ソフトに入力したり、メールの内容を打ち出して包袋に綴じ込むという作業は一切必要ありませんでした。

上司Ｙ氏の一日

am09:00
ＩＢを立ち上げ、ログインし、タイムレコーダーで出勤を記録します。

am09:01
ＩＢではないですが、無料で利用できるグループウェア（ＧＷ）も設定されているので、同時に立ち上げます。カレンダーが表示され、今日は週一で、部下の勤務状況を管理している日であることが分かります。部下の記録を少し見てみます。
am09:02
ＩＢ担当者は、立ち上げ時は、それぞれのログインした人を対象としていますが、管理者のレベルの利用者は、部下の記録を見ることができます。

対象者をＫ君に切り換えて勤務状況を見てみます。

まずは、タイムレコーダーを見てみます。Ｋ君がまじめなところはタイムレコーダーからも明らかで、遅刻はありません。タイムレコーダーの記録は修正することができますが、最初に記録した時間は修正されずに表示されます。記録し忘れることなどにも柔軟に対応できます。Ｋ君は修正した形跡も一切ありません。残業はルールに従って、各人が記録しますが、累積は自動的に計算されています。専業主婦の奥さんと家事分担しつつも、ほぼ正規の就業時間内で全てやりこなしており、感心します。

進捗状況を見てみます。１ヶ月間の進捗記録を見てみます。横棒グラフのように案件毎の着手日程が表示されます。ほぼ全ての案件で１件の処理時間が均等になっていて、計画性をもって進めていることがよく分かります。また、１件の処理時間が全体的に短いこともよく分かります。

１件だけ他の案件の２倍の日程をかけているものがありましたので、その横にある更新をクリックしてその案件の進捗記録を開いてみます。その備考欄には、この案件での事情がきちんと書いてありました。ほぼ終わった時点でクライアントから大きな変更依頼があったようで、直属の上司に相談して進めていることが記録されてありました。上司への報告もきちんと行ない、かつ、記録もしているようで関心です。

進捗記録には未着手の手持ち案件も表示されていますが、彼のところにはやや多めの手持ち案件が貯まっているようです。処理時間が早いので、手持ち案件も大目なのだろうということがよく分かります。

ついでに実績評価も見てみます。発行されている請求書の半期の一覧を表示されます。この実績評価は技術担当者毎にピックアップされます。一部には本人の実績とは呼べないような審査請求の請求書もリストアップされます。ですが、実績となるものだけをマークすることにより、対象外のものは積算の対象にはなっていません。どうやらＫ君はかなりの稼ぎ頭になっているようです。この一覧を見ると、先ほどの大変だった案件の請求額は特段目立つことはなく、見過ごされてしまいそうですが、進捗記録を見ることで事情をすぐに把握できました。これで部下の状況を把握できましたので、不満不平が積もり上がるということもないでしょう。

ＩＢの日報も確認しておきます。日報は手持ち案件がリストアップされた下書きに基づいて加筆されています。簡潔に要点だけ書くように決めているので、文面は素っ気なくて良いのです。日報を簡潔に読んでいきます。あの案件のことも書いてあります。文面から察するに、日報に日々簡単にメモしておき、案件が終了したら日報の記録を進捗記録にコピペしてまとめているようです。そつなく、記入漏れもなく、時間もかけずに事務作業を処理していることがよく分かります。

そういえば、Ｋ君は専業主婦の奥さんと家事分担しており、そのせいもあってテレワークの日も多いということを聞いています。うちではテレワークを認めることから定期代は支給せず、実費精算にしています。立替経費として請求することにしているので、ＩＢの立替経費を見てみます。Ｋ君が記入している交通費はこちらに反映されます。最近１ヶ月を指定して見てみました。交通費を見ると、月の１／２以上はテレワークしていることがすぐに分かりました。

このようなことを部下の数人について見てみました。問題の多いスタッフ、全くないスタッフをきちんと理解できました。以前であれば、個々のスタッフと直に話しをしなければ勤務状況などを正確に把握できませんでした。ＩＢであれば、ここに負担をかけることなく報告書を短時間で記録できる上、それを見る側の上司もてきぱきとこれらの報告を読むことができます。非常に効率よく状況を把握できました。

期末には主にＩＢの実績評価の一覧を軸として、再度、正確に人事評価をできるでしょう。

am11:30
予定より早めに終わりましたので、ランチが混雑する前に済ませに行くことにします。

pm12:55
午後になりました。ＩＢでメールを確認します。自分にはＣＣでの報告がたくさん入ります。それらは読みますが、更新をクリックせずに通信記録にも反映させることはしません。

pm01:10
　その後、クライアントとのオンラインインタビューに参加しました。経験の豊富なスタッフを中心に、経験のやや浅めのスタッフが二人参加しています。クライアントとのインタビューが終わったら、案件の割り振りを行います。その場で各人がＩＢで自分の進捗状況を開き、手持ち案件の正確な情報を報告します。

進捗案件がリストアップされると、過去の平均処理日数も把握できますし、未着手分に要する日数が把握でき、着手できる最短日の把握も容易です。今回のインタビューでは、どうしても近日中に公開せざるを得ない案件があることが分かりました。

こういう緊急案件も、手持ち案件を正確に把握できることで、そのしわ寄せによって遅れる案件への影響を正確に把握できます。それを把握した上で、緊急案件をこなすスタッフを決めました。その他の案件も経験の豊富なスタッフが割り振りを決めました。受任が記録され次第、反映されることになるでしょう。

pm04:00
その後、グループウェアを開いてみます。事務所の掲示板、回覧板を確認します。特別なことはないようですが、法改正について掲示板に記載しているスタッフがいたので、目を通しました。

カレンダーを見ると、来訪されるクライアントがいることが分かりました。会議室の部屋番号が記載されていないので、気になりました。施設予約を開いて見ましたら、このクライアントのために会議室がを確保されていることが分かりました。ついでなので、部屋番号を確認し、カレンダーの方には部屋番号を追記しておくことにします。

回覧板を見ると、いくつか未読のものがあります。自分が最後の閲覧者であるものが何件かありました。ため込んではいけないと思いました。

pm04:30
再度、ＩＢでメールを読みます。先ほどはメールチェック程度でしたが、その中に２件、スタッフからの相談がありました。技術内容に関するものだったので、後でやろうと思っていました。

案件の内容を見るために、所内の保存フォルダを開きます。テレワークであればＩＢの文書管理を開いて、事務所内の保存フォルダを見ますが、今日のところは実際に事務所にいるのでＰＣで保存フォルダを探していきます。

当然ですが、保存フォルダの構成は、ＩＢの文書管理を開いて見る事務所内の保存フォルダと一致しています。お目当てのフォルダを開き、必要な資料に目を通しました。引例との差異について少し自信がないようです。

こういった場合は直に話しをした方が時間の節約になります。グループウェアでそのスタッフの出勤状況を見てみます。一人は出勤しているようですが、もう一人はテレワークをしているようなので、オンラインミーティングすることにします。連絡してオンラインミーティングを開始しました。

テレワークのスタッフは別の案件を処理しているようです。ＩＢの文書管理を開いて電子ファイルを取得するので、３０分後に開始することにしました。出勤しているスタッフとはすぐにミーティングをします。３０分経過する前に、終わりましたので、次にテレワークのスタッフとミーティングをします。

このように、ＩＢとグループウェアとを利用してスタッフと連絡を取り、所内のミーティングもこなします。

pm05:30
今日のところは、これで終了します。ＩＢ担当者のタイムレコーダーで退勤をチェックしてＰＣを落とします。

まとめ、担当者Ｋ君の上司であるＹ氏は、テレワークとペーパーレスに関心はありましたが、それぞれの単機能だけでは使い途を把握できませんでした。しかし、ＩＰＢＯＯＫが事務所経営者の立場で開発されているので、実際の使い途を理解できますし、やりきれなかった人事評価を短時間でこなし、スタッフも効率よく仕事をこなせます。テレワークであっても何も支障はありません。
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